Adli Tıp Uzmanları Derneği Olağan Genel Kurul Toplantısına Davet...

Değerli meslektaşlarımız,

Adli Tıp Uzmanları Derneği olağan genel kurulu III.Tıp Hukuku Günleri’nin ardından İstanbul'da 28.09.2013 tarihinde saat 14.00 de yapılacaktır. 

Adli Tıp Uzmanları Derneği Olağan Genel Kurul Toplantısı 20.09.2013 tarihinde İstanbul Tabip Odası Cağaloğlu adresinde saat 14.00'de, çoğunluk sağlanamadığı takdirde; 28.09.2013 tarihinde saat 14.00 de yapılacaktır.

Genel Kurul toplantısında üyelerimizin görüş ve önerilerine açılacak olan “Adli Tıp Uzmanları Derneği Kongre ve Sempozyum Düzenleme Yönergesi” ekte bilgilerinize sunulmuştur.

Olağan Genel Kurul Toplantısı'nda görüşmek dileğiyle.

Saygılarımızla...

ATUD YK

ADLİ TIP UZMANLARI DERNEĞİ (ATUD)

KONGRE VE SEMPOZYUM DÜZENLEME YÖNERGESİ

1. AMAÇ

Bu yönerge, Derneğin iki yılda bir düzenlenen kongre ve sempozyumları ile gerçekleştirdiği diğer bilimsel etkinlikleri düzenleme sırasında uyulması gereken ilkeleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

Adli Bilimler Kongresi ve Sempozyumları ile gerçekleştirilecek diğer bilimsel etkinliklerin düzenlenmesi sırasında yapılacak çalışmaları yürütecek organların oluşumu ve çalışma şekilleri, kongrede gerçekleştirilmesi istenilen bilimsel ve sosyal etkinliklerin ülke genelindeki tüm adli tıp uzman ve asistanlarının gereksinimlerini nitelik ve nicelik bakımından karşılayacak şekilde düzenlenmesi; yapılan düzenlemelerde Türk Tabipleri Birliği Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu'nun belirlemiş olduğu bilimsel ve etik kurallara uyulması esasları bu yönerge ile düzenlenmiştir.

3. DAYANAK

Bu yönergede yer alan esaslar ATUD Tüzüğü ile Türk Tabipleri Birliği Uzmanlık Dernekleri Koordinasyon Kurulu'nun (TTB-UDEK) bilimsel etkinliklerde uyulması beklenen etik kurallar yönergesine uygun olarak düzenlenmiştir.

4. TANIMLAR

Bu yönergede geçen; ATUD: Adli Tıp Uzmanları Derneğini, ATUD-YK: Adli Tıp Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu'nu, KDK: Kongre Düzenleme Kurulu’nu, TTB-UDEK: Türk Tabipleri Birliği Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu'nu ifade eder. 

5. GÖREV DAĞILIMI

Kongre ve Sempozyum Başkanı

1.            Kongre / Sempozyum hazırlık takvimini oluşturmak.

2.            Düzenleme Kurulu içerisinde iş bölümü yapmak

3.            Kongre / Sempozyum hazırlıklarının kongre takvimine uygun olarak ilerlemesini sağlamak.

4.            Bilimsel Komite toplantılarına katılarak hazırlıkların gözden geçirilmesinde ve planlamada yer almak.

5.            Kongre / Sempozyum’un tüm kamuoyunda duyulması için her türlü görsel, işitsel, yazılı basın olanaklarını kullanmak.

6.            Kongre / Sempozyum’a destek sağlayan tüm kurum, kuruluş, örgüt ve dernek başkanları ve üniversitelerle ilişki kurmak.

7.            Kongre / Sempozyum Sosyal Etkinlikleri (Açılış Yemeği, Gala Yemeği, Konser, Dinleti, Sergi, Söyleşi vb.) ile ilgili ana kuralları belirlemek.

8.            Kongre / Sempozyum merkezini ve hazırlıkları denetlemek.

9.            Açılış ve kapanış törenlerinde konuşma düzenini hazırlamak.

Kongre ve Sempozyum Eş Başkanı

ATUD Yönetim Kurulu Başkanı Kongre / Sempozyum’un eş başkanıdır. Kongre / Sempozyum Başkanı’na tüm görevlerinde yardımcı olmak ve gerektiğinde başkan adına toplantılara katılmak.

Kongre / Sempozyum Sekreteri

1.            Kongre / Sempozyum basılı materyallerinin takvime uygun olarak hazırlanmasını sağlamak (Afiş, duyurular, kongre özet kitabı, kongre CD’si, vb) ve kongre çantası içeriğini belirlemek.

2.            Bilimsel Kurul sekreteri ile işbirliği içinde çalışmak.

3.            Kongre / Sempozyum ile ilgili tüm anket, değerlendirme formu, bilgi formu vb. materyalleri oluşturarak katılımcılara ulaştırılmasını, toplanmasını ve kongre sonrası raporlaştırılmasını sağlamak.

4.            Kongre / Sempozyum sonrası tüm verileri raporlaştırarak bir ay içerisinde Kongre Başkanına yazılı olarak sunmak.

5.            Burslu katılımcılar için başvuruların yapılması, onay verilmesi, geri dönüşler, kayıtlardan sorumludur.

Kongre / Sempozyum Bilimsel Kurul Başkanı

1.            Kongre / Sempozyum Bilimsel Kurulu’nu toplamak, başkanlık etmek, Kurul’un önerileri doğrultusunda oluşturulan bilimsel programın kesinleştirilmesini sağlamak.

2.            Kongre / Sempozyum’a sunulan bildirileri Bilimsel Kurul Sekreteri ile birlikte gruplandırarak bilimsel kurul üyelerine yollamak ve değerlendirilmelerini önerilen süre içinde sağlamak.

3.            Değerlendirilmiş olan bildirilerin sözel sunum ve e-poster olarak ayırımını yaparak konularına göre oturumları düzenlemek.

Kongre / Sempozyum Bilimsel Kurul Sekreteri

1.            Bilimsel Kurul üyeleri arasında iletişimi sağlamak.

2.            Bilimsel Kurul toplantılarının tutanaklarını tutmak.

3.            Kongre / Sempozyum’a sunulan bildirileri Bilimsel Kurul Başkanı ile birlikte gruplandırarak bilimsel kurul üyelerine yollamak ve değerlendirilmelerini önerilen süre içinde sağlamak.

4.            Değerlendirilmiş olan bildirilerin sözel sunum ve e-poster olarak ayırımını yaparak konularına göre oturumları düzenlemek.

5.            Kongre / Sempozyum’da yer alacak kursların sorumluları ile işbirliği yaparak kurs için gerekli alt yapı, araç gereç gereksinimini belirlemek ve sağlamak.

Kongre / Sempozyum Bilimsel Kurul Dış İlişkiler Sekreteri

1.            Kongre / Sempozyum’a katılacak yabancı konuşmacıların isimlendirilmesinde ilk Bilimsel Kurul toplantısında kurul üyelerinden öneriler almak.

2.            Bilimsel Kuruldan alınan önerileri Bilimsel Kurul Başkanı ile birlikte değerlendirerek uygun olanları belirleyip, gerekli yazışmaları yapmak ve yürütmek.

3.            Kongre / Sempozyum’a katılacak yabancı konuşmacı ve misafirlerin ulaşım, karşılama, konaklama koşullarını planlamak, yürütmek.

Kongre / Sempozyum Sosyal Komite

Kongre / Sempozyum Organizasyon Komitesi tarafından ana hatları belirlenen sınırlar içerisinde sosyal programı belirlemek ve organize etmek.

Kongre / Sempozyum Mali İşler Sorumlusu

1.            Kongre / Sempozyum ile ilgili olarak her türlü mali işlemleri yürütmek.

2.            Kongre / Sempozyum hazırlık süreci içinde yapılan ve yapılacak olan harcamalar Kongre / Sempozyum Mali İşler Sorumlusu yetkisindedir. Harcamalar listesi varsa Kongre Organizasyon Firması tarafından aylık harcamalar dökümü şeklinde Kongre Mali İşler Sorumlusuna verilir.

Kongre / Sempozyum İletişim Koordinatörü

1.            Kongre / Sempozyum web sayfasının oluşturulması ve tasarımı.

2.            İnternet ortamında katılımcıların istekleri çerçevesinde konu başlıkları ve kurs taleplerini almak için anket oluşturmak ve sonuçlarını Kongre/Sempozyum Bilimsel Kurul sekreterine iletmek.

3.            Belirli aralarla düzenli olarak veya bilgilendirme gerektiği zaman Kongre / Sempozyum haber güncellemeleri ve duyurularının e-grup, kongre ve dernek web sayfalarından duyurulması.

6.            KONGRE / SEMPOZYUM KARARININ ALINMASI

a.   Her Kongre / Sempozyum’da bir sonraki kongre/sempozyumun düzenlenmesinde ATUD ile birlikte sorumluluk alacak olan, kongre / sempozyum düzenleme ortağı seçilir.

b.            Bu seçim için gönüllü olan ve ev sahipliği yapmak isteyen anabilim dalları kongre/sempozyum’dan iki ay öncesine kadar bir sonraki, sorumluluk almak istedikleri kongre için yaptıkları hazırlıkları anlatan sunumlarını ATUD Yönetim Kurulu’na sunarlar.

Bu sunumun içermesi gereken başlıklar;

                                                i.                   Ana tema, alt başlıklar,

                                              ii.                   Parasal kaynaklar,

                                            iii.                   Kongre / Sempozyum’un yapılacağı yer vb. olanaklar,

                                             iv.                   Düzenleme ekibi ve özellikleri

                                               v.                   Kongre / Sempozyum tarihleri

c.             Anabilim dalları tarafından hazırlanmış olan sunumlar, ATUD Yönetim Kurulu’nun ön değerlendirmesinden geçtikten sonra yapılmakta olan kongrede kendileri için önceden ayrılmış olan oturumda sunulur.

d.            Bu oturumda bir sonraki Kongre / Sempozyum’un ev sahipliğini yapacak anabilim dalı Kongre / Sempozyum’a katılanların salt çoğunluğu ile seçilir. İlk defa Kongre / Sempozyum düzenleyecek Adli Tıp Anabilim Dalı’na öncelik tanınır.

e.            Yapılacak Kongre / Sempozyum’un yeri ve tarihi bir önceki Kongre / Sempozyum’da duyurulmuş olur.

f.               Gönüllü anabilim dalı olmaması durumunda ATUD Yönetim Kurulu yapacağı görüşmelerle bir ya da birkaç anabilim dalını kongre için görevlendirebilir.

7.            ATUD İLE PROTOKOL YAPILMASI

1.             Bu protokolde derneğin ve anabilim dalının yetki ve sorumlulukları kayıt edilir.

2.             Yapılacak işlerin ve sorumlularının listesi eklenir.

3.             ATUD Yönetim Kurulu Başkanı kongre eş başkanı olarak yer alır.

8.            KONGRE / SEMPOZYUM KURULLARININ BELİRLENMESİ

1.             İlgili Anabilim Dalı belirlediği Kongre / Sempozyum Düzenleme Kurulu’nu ATUD Yönetim Kurulu’na sunar.

2.             Kongre / Sempozyum Bilimsel Kurulu, Düzenleme Kurulu ve ATUD Yönetim Kurulu işbirliği ile belirlenir.

3.             Kongre / Sempozyum bildiri ve ödül değerlendirme kurulları, Düzenleme Kurulu ve ATUD Yönetim Kurulu işbirliği ile belirlenir.

4.             Adli Tıp Uzmanları Derneği üyesi olmayanlar bu kurulda yer alamaz.

9.            KONGRE / SEMPOZYUM KATILIM ÜCRETİNİN BELİRLENMESİ

1.             İlgili Anabilim Dalı ve ATUD Yönetim Kurulu’nun kararı ile kesinleşir.

2.             Kongre / Sempozyum katılım ücreti ve yapılacak indirimler Düzenleme Kurulu ve ATUD Yönetim Kurulu işbirliği ile düzenlenir.

3.             Kabul edilen bildirinin sorumlusu kongre kaydı yaptırmak zorundadır.

4.             Kongre ve Sempozyumlarda konuşmacı olan adli tıp uzmanları da kayıt ücretini öder.

10.        KONGRE / SEMPOZYUM DUYURULARI

1.             Ön duyuru bir önceki Kongre / Sempozyum’da gerçekleştirilir.

2.             Tüm Tıp Fakültesi Dekanlıklarına ve Adli Tıp Anabilim Dallarına duyuru ve başvuru formları posta ile gönderilir.

3.             Duyurular Kongre / Sempozyum ile ilişkili bulunan diğer anabilim dallarına da gönderilir.

4.             Dernek üyelerine yazışma grubu aracılığıyla duyurulur.

5.             Kongre / Sempozyum için web sayfası düzenlenir ve duyurular ilgili web sayfasında bulunur.

6.             Birinci duyuru; yer, zaman, süre, fiyat, kongre/sempozyum katılım formu, sözel-poster sunum özet formu, kurs katılım formu ve konaklama formunu içermelidir.

7.             İkinci duyuru; Kongre / Sempozyum ön programını (panel, kurs, sunum vb. ) içermelidir.

8.             Son program; Kongre / Sempozyum açılışında verilir ve son dakika değişikliklerini içerir.

9.             Son program oluşturulduktan sonra TTB kredilendirilmesi için başvurulur.

11.        KONGRE / SEMPOZYUM PROGRAMI

1.             Açılış ve protokol konuşmaları,

2.             Davetli konuşmacıların özellikleri,

3.             Yapılacak oturumların niteliği,

4.             Paneller ve konuşmacı sayısı,

5.             Oturum başkanları ve yardımcıları,

6.             Oturum süreleri,

7.             Bildiri kabul koşulları ve sözlü bildiri seçimleri Düzenleme Kurulu tarafından belirlenip ATUD Yönetim Kurulu’na sunulur.

8.             Bildiri sunumuna mazeretsiz katılmayan konuşmacılar Düzenleme Kurulu tarafından çalıştığı Anabilim Dalı Başkanlığına kongre sonrası bildirilir.

12.        KONGRE VE SEMPOZYUM İÇİN ÖZET BİLDİRİ ÖZELLİKLERİ

1.             Başlık, isim (ad ve soyadı bulunur, unvan yazılmaz), çalıştığı kurum yazılmalıdır.

2.             Kelime sayısı (en çok 250 kelime)

3.             Özette; amaç, gereç ve yöntem, bulgular ve sonuç bölümlerini içermesi zorunludur.

4.             Kongre / Sempozyum’un resmi dili Türkçedir, Türkçe ve İngilizce özet bulunabilir.

5.             Gönderilecek özetlerde gerekirse sayısal sınırlama için kayıt yaptırmış bildiriyi sunacak bir katılımcıdan en fazla 3 (üç) bildiri kabul edilir (biri sözlü sunum diğerleri poster olmak üzere).

13.        POSTER SUNUM ÖZELLİKLERİ

1.             Poster boyutları 100 x 70 cm (yükseklik x en), poster eni gerekli görülürse 140 cm ye kadar çıkarılabilir. Ortam koşullarına uygun olarak gerekirse Düzenleme Kurulu poster boyutlarını değiştirebilir.

2.             Poster tartışmalarına oturumlar içerisinde her gün 1 (bir) saat olarak yer verilmelidir.

3.             Posterini mazeretsiz sunmayan bildiri sahipleri Düzenleme Kurulu tarafından çalıştığı Anabilim Dalı Başkanlığına kongre sonrası bildirilir. Bildirilerin ödüllendirilmesi değerlendirme kurulunca belirlenir. Gerekli durumlarda ödül sayısında değişiklik yapılabilir.

14.        SOSYAL PROGRAM

Zaman, yer ve ayrıntıları Kongre / Sempozyum Düzenleme Kurulu tarafından yapılır.

15.        KONGRE / SEMPOZYUM ÖDÜLLERİ

1.             Ulusal Kongre / Sempozyum için verilecek ödüller Düzenleme Kurulu ve ATUD Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

2.             Kongre / Sempozyum en iyi sözlü sunum ödülleri (ilk üç) ve en iyi poster sunumu ödüllerinin (ilk üç) hangi sunumlara verileceği Düzenleme Kurulu ve ATUD Yönetim Kurulu işbirliği ile belirlenir.

16.        KONGRE / SEMPOZYUM KİTAPÇIĞI ÖZELLİKLERİ

1.             Boyut, format, yazı karakterleri ve bunun gibi özellikler Düzenleme Kurulu ve ATUD Yönetim Kurulu işbirliği ile belirlenir.

2.             Kongre / Sempozyum’da sunulan bildiriler Düzenleme Kurulu ve ATUD Yönetim Kurulu işbirliği ile ATUD’nin yayını olan Adli Tıp Bülteni’nin eki olarak veya Kongre / Sempozyum kitapçığı olarak basılır.

17.        KONGRE / SEMPOZYUM RAPORU

1.             Her Kongre / Sempozyum sonrası bir değerlendirme raporu ve kongre dokümanlarından oluşan bir dosya ATUD arşivine konmak üzere Düzenleme Kurulu tarafından ATUD Yönetim Kurulu’na teslim edilmelidir.

18.        KONGRE / SEMPOZYUM BAĞIŞI

Kongre / Sempozyum sonrası bir ay içerisinde Düzenleme Kurulu tarafından ATUD hesabına elde edilen gelir bağış olarak yatırılmalıdır.

19.  YÖNERGE DEĞİŞİKLİĞİ VE YÜRÜRLÜK

a.  Bu yönerge ATUD Yönetim Kurulu tarafından hazırlanmış olup, 13/04/2013 tarihinden sonra yürürlüğe girer. Bu yönerge, yapılacak ilk ATUD Genel Kurulu’nun onayına sunulur.

b. Bu yönergede, süreç içinde ortaya çıkan gereksinimler doğrultusunda, her türlü değişikliği yapmaya ATUD Yönetim Kurulu yetkilidir. Bu değişiklikler, gerekçeleriyle birlikte, yapılacak ilk ATUD Genel Kurulu’nun onayına sunulur.